Hr e comunicazione interna: al vostro fianco per costruire una relazione di fiducia con i collaboratori

Sul nostro blog, oltre a parlarvi di come strutturare importanti strumenti di comunicazione verso l’esterno, come ad esempio i siti internet aziendali, vogliamo presentarvi alcuni progetti di comunicazione interna, rivolti quindi ad un target altrettanto importante per le aziende: i propri collaboratori. Ad esempio, ci è capitato di sviluppare dei kit bebè che alcuni nostri clienti hanno iniziato a realizzare per le collaboratrici e i collaboratori che avevano da poco avuto un bambino. Un progetto che la nostra agenzia ha poi portato avanti nel tempo, sia rinnovando e riassortendo i kit per quei clienti che da tempo – con grande successo – ne fanno uso, sia proponendo e realizzando i kit per alcuni nuovi clienti. Il tutto, sempre con un occhio di riguardo alla selezione di prodotti di qualità, spesso sostenibili e sempre coordinati all’immagine dell’azienda cliente.

Questo “piccolo” progetto si è rivelato essere una delle proposte di maggiore successo della nostra agenzia. Negli anni, infatti, le aziende che hanno iniziato a proporlo non lo hanno mai abbandonato: questo perché un investimento contenuto genera un grande senso di appartenenza e soddisfazione nei collaboratori coinvolti. Allo stesso tempo, altre realtà si sono imbattute nei kit realizzati, magari scoprendo il progetto sul nostro sito o vedendone gli oggetti dal vivo, sfruttati proprio dai piccoli riceventi, e ci hanno contattato. Abbiamo definito questo progetto “piccolo” perché è proprio così che viene vissuto dalle aziende che decidono di usufruirne. Tutto infatti viene fatto direttamente dalla nostra agenzia: dalla selezione dei prodotti (molti clienti ci chiedono, e ne siamo felici, di selezionare prodotti sostenibili ed etici) alla personalizzazione dei singoli gadget, fino al confezionamento del kit. Il cliente deve solo scegliere la sua opzione preferita tra le proposte presentategli e riceve poi il quantitativo di kit desiderato, partendo anche da piccoli numeri, pronto da mettere in magazzino, in attesa delle future nascite. A livello di organizzazione aziendale, quindi, un progetto che richiede uno sforzo minimo genera un grande successo tra i collaboratori!

Proprio partendo da progetti come questo, negli anni errebicom si è specializzata nel supportare le funzioni HR e comunicazione interna, che spesso incontrano difficoltà nello strutturare e gestire in modo efficace la comunicazione delle proprie iniziative o che necessitano di nuovi spunti e idee per coinvolgere e motivare i collaboratori.

Il progetto dei kit bebè di cui abbiamo parlato poco fa rappresenta un esempio concreto di un’iniziativa di Welfare in grado di generare grande soddisfazione tra i collaboratori, richiedendo un investimento, sia in termini economici che di impegno, non gravoso per l’azienda.
Il Welfare è uno degli aspetti per cui la nostra agenzia collabora da sempre con le Risorse Umane di alcune aziende clienti. Il nostro impegno in tal senso va sostanzialmente in due direzioni: fornire nuovi spunti e idee alla funzione HR e trovare insieme modi efficaci di comunicare iniziative già in essere. Spesso infatti molte aziende hanno un pacchetto strutturato di iniziative Welfare ma, per loro stessa ammissione, faticano a comunicarle e a farle conoscere dai collaboratori. Riuscire a comunicare in modo organico, sintetico e diffuso queste iniziative è però indispensabile per non vanificare quanto realizzato a livello corporate, magari anche con notevole impegno e dispendio di energie. Negli anni, le soluzioni trovate in tal senso sono state diverse, di volta in volta selezionate partendo dal pubblico di riferimento. Se ad esempio una Intranet ben strutturata, magari che si avvii in automatico all’accensione dei pc aziendali e che preveda una sezione ad hoc, rappresenta una soluzione di comunicazione efficace per quelle realtà in cui tutti i collaboratori svolgono un lavoro d’ufficio, così non è per quelle aziende che contano un grande numero di Blue Collar. In realtà come queste può essere utile rinunciare in parte a plus come la semplicità di aggiornamento dei contenuti per puntare invece su supporti fisici, come opuscoli o brochure, da distribuire ai collaboratori. Nella nostra esperienza, supporti cartacei sintetici si sono rivelati utili anche come teaser o promemoria degli strumenti digitali messi a disposizione, sintetizzando cosa è qui possibile trovare e incentivando gli accessi e la consultazione.

Far sì che tutti i collaboratori si sentano parte di una realtà solida e strutturata, che li tenga al corrente di novità, cambiamenti e iniziative in essere è uno degli obiettivi essenziali della Comunicazione Interna e delle Risorse Umane di qualsiasi azienda.

Si tratta di un processo continuo: i collaboratori, per sentirsi davvero parte di una realtà più grande, devono ricevere da essa informazioni e stimoli. In fondo, è così in ogni rapporto umano: se un amico o un familiare non ci racconta nulla di sé per mesi, sentiamo che il rapporto che ci lega ha per lui scarsa importanza. Questo è vero anche per i rapporti lavorativi. Creare un sistema di informazioni completo e strutturato, sia offline e online, è quindi fondamentale, come lo è poi alimentarlo e mantenerlo aggiornato nel tempo. Negli anni abbiamo supportato molte aziende in diverse fasi di questo processo.

In primis è fondamentale creare una base chiara dell’identità aziendale, ad esempio definendo mission, vision e valori e facendo sì che questi concetti siano noti a tutti i collaboratori.

Negli anni, Errebicom ha supportato diversi clienti nella definizione di questi aspetti identitari di base: realtà appena nate o che avevano recentemente attraversato un processo di mutamento e ridefinizione della Brand Identity. Il lavoro di definizione di Vision, Mission e Valori è spesso complesso e difficilmente riesce a coinvolgere la totalità dei collaboratori. Perché questo sforzo risulti veramente fruttuoso è però poi indispensabile che questi aspetti identitari siano ben noti a tutta la popolazione aziendale, che deve contribuire a trasformali da concetti teorici ad aspetti concreti e messi in pratica ogni giorno.
Anche sotto questo aspetto, abbiamo negli anni supportato la Comunicazione Interna di diversi clienti con molteplici strumenti: dalle affissioni in sede alla distribuzione di materiali stampati esplicativi ma accattivanti, dall’ideazione di gadget ad hoc alla creazione di veri e propri concorsi interni che permettessero a tutti i collaboratori di agire e raccontare i valori corporate.

Altrettanto importante è poi far sì che la comunicazione interna non rappresenti una pratica una tantum o sporadica, ma una costante per i collaboratori, che possono così sentirsi coinvolti nella vita, nelle iniziative e nelle decisioni aziendali.

È fondamentale in tal senso costruire un sistema di informazioni completo e strutturato, sia offline che online, che coinvolga con costanza i collaboratori.
Da un lato, può essere utile creare degli strumenti che rappresentino un canale di comunicazione continuativo su cui poter fare affidamento. È il caso, ad esempio, delle Intranet aziendali, dove i collaboratori possono accedere a modulistica, informazioni e notizie aggiornate con periodicità; ma anche delle newsletter, che con cadenza regolare informano la popolazione aziendale degli avvenimenti più rilevanti.

 

Le newsletter hanno anche il pregio di poter essere diffuse in modalità ibrida: digitali per tutti coloro che hanno una mail aziendale, e fisica per coloro che invece non vi hanno accesso. In Errebicom, dall’apertura nel 2005, abbiamo seguito lo sviluppo sostanziale di questo importante strumento di comunicazione interna, supportando molti clienti nel passaggio da strumenti cartacei più diradati nel tempo a newsletter digitali più agili, brevi e frequenti.
Dall’altro lato è poi importante che momenti particolari nella vita di un’azienda siano supportati da un’adeguata comunicazione, prevedendo strumenti e supporti specifici per determinate iniziative. In tal senso, abbiamo negli anni supportato diversi clienti nella comunicazione semplice e accattivante di un ridefinito regolamento aziendale, nella creazione di moduli e policy facilmente comprensibili e compilabili, nella stesura di documenti “complessi”, come ad esempio il Codice Etico, con una grafica a un’impaginazione che li rendesse maggiormente appealing e interessanti agli occhi di tutti i collaboratori.

Un altro ambito in cui la comunicazione interna assume una grande importanza è la responsabilità sociale d’impresa, o CSR.

Anche le aziende più attente a temi quali la creazione di un ambiente di lavoro positivo ed inclusivo, la sostenibilità e la creazione di valore non solo economico, rischiano di vedere vanificati i propri sforzi se le iniziative messe in atto non vengono poi adeguatamente veicolate all’interno – e in molti casi anche all’esterno – dell’azienda.
Quando si parla di comunicazione interna è fondamentale far conoscere ai propri collaboratori le azioni intraprese a livello aziendale, per quanto “piccole” possano sembrare. Un esempio concreto? Un nostro cliente ha recentemente sostituito tutte le lampadine presenti in sede con lampadine LED a minor consumo energetico e quindi a minor impatto ambientale. Un’azione che, anche se non veicolata, avrebbe sortito risultati concreti. Far conoscere l’iniziativa ha però permesso di far comprendere ai collaboratori l’importanza che l’azienda dà al tema della sostenibilità, dimostrando come piccoli investimenti vengano costantemente effettuati in tal senso. Abbiamo quindi realizzato per l’azienda cliente dei cartelli da affiggere in diversi punti della sede, con sagome che attirassero l’attenzione e brevi copy che illustrassero le ricadute concrete di questa scelta: ad esempio, con l’energia risparmiata ogni anno è possibile ricaricare 30.000 smartphone! In questo modo, un’azione che avrebbe potuto passare in sordina è stata non solo comunicata efficacemente, ma anche resa concreta e tangibile con esempi comprensibili a tutti.

Ci sono poi iniziative in ambito CSR che meritano di essere veicolate anche all’esterno: il nostro supporto non si limita certo alle funzioni HR e Comunicazione Interna! In questi casi, ad esempio, possiamo supportare anche le funzioni Ufficio Stampa e PR nella stesura di comunicati stampa, nell’organizzazione di eventi dedicati e molto altro.

Far percepire l’azienda come un luogo di lavoro positivo e attraente è importante sia per l’Employee Retention sia per l’acquisizione di nuovi talenti.

Per questo è fondamentale che ogni azienda attivi gli strumenti di comunicazione adeguati alla definizione di un strategia di Employer Branding. Non esiste una ricetta perfetta ma, caso per caso, realtà per realtà, occorre identificare gli strumenti più adeguati in tal senso.
Un tool ormai indispensabile è sicuramente LinkedIn, social per sua natura ibrido, che risulta essere uno strumento sia di comunicazione interna che esterna. È qui importante comunicare con trasparenza e chiarezza, considerando entrambi i pubblici: collaboratori attuali e potenziali (oltre, ovviamente, a clienti, prospect, fornitori e tutti gli altri stakeholder aziendali). È quindi rilevante veicolare le iniziative che distinguono l’azienda dai competitor in qualità di datore di lavoro, che coinvolgono i collaboratori attuali e che possono fungere da punto di forza per attrarne di nuovi. Identificare questi temi, inserirli adeguatamente in un piano editoriale strutturato e raccontarli in modo efficace è uno degli aspetti fondamentali in cui supportiamo i nostri clienti nell’ambito della gestione del profilo LinkedIn aziendale.

Altro canale di contatto basilare per il recruiting è il sito aziendale: per questo, quando creiamo o rinnoviamo un sito, stressiamo sempre l’importanza di una sezione “Lavora con noi” che non solo fornisca informazioni di contatto e inerenti le posizioni aperte al momento, ma che ben evidenzi le unicità e i punti di forza dell’azienda come datore di lavoro.
La comunicazione in ambito Employer Branding non si esaurisce certo con questi due strumenti, che ne sono però la base imprescindibile. Caso per caso abbiamo poi supportato i nostri clienti con numerose altre iniziative e strumenti di comunicazione diversificati: corsi e newsletter di formazione, anche su temi non strettamente legati all’azienda e al mondo lavorativo; presentazioni digitali ed opuscoli da distribuire in occasione dei Career Day universitari e molto altro.

Una volta attratti i nuovi talenti, anche accoglierli adeguatamente nel momento dell’ingresso in azienda è di grande importanza.

In tal senso abbiamo collaborato con la funzione HR di diverse aziende clienti supportandola in vari modi. In alcuni casi, ad esempio, abbiamo studiato con il dipartimento HR dei kit di benvenuto che riunissero al loro interno sia dei gadget utilizzabili nella quotidianità lavorativa – quali portabadge, borracce, zaini, quaderni ed altro ancora – sia la documentazione utile ai nuovi assunti – quali moduli da compilare, regolamenti aziendali, policy ecc. Anche in questi casi, la documentazione può essere veicolata, in base alle esigenze aziendali, sia in formato cartaceo che digitale, inserendo nel kit una cartolina dedicata che rimanda ai documenti consultabili sulla Intranet o su altri portali dedicati. Questi kit rappresentano un gradito omaggio per i collaboratori e supportano la funzione Risorse Umane nel predisporre tutta la modulistica e documentazione necessaria, fornendo l’immagine di un’azienda ben organizzata e capace di comunicare con coerenza anche nelle piccole cose. Ovviamente, anche questi moduli e documenti possono essere sviluppati con il supporto dell’agenzia!

In altri casi, la funzione Risorse Umane di alcune aziende clienti si è rivolta alla nostra agenzia per avere supporto in un’altra fase delicata della vita aziendale: il momento della valutazione delle performance.

Specialmente nel caso di realtà che hanno vissuto un momento di espansione e conseguente strutturazione dei processi HR, impostare le basi per il momento di valutazione dei collaboratori – sia esso annuale, semestrale o con altra cadenza – può apparire complesso.
In un lavoro realizzato in stretta partnership con l’HR, Errebicom ha ad esempio supportato l’azienda cliente nel definire i metodi di valutazione, nello strutturare moduli e griglie di valutazione e nel comunicare le nuove procedure ai collaboratori, sottolineando le opportunità e i vantaggi dietro un momento che potrebbe altrimenti essere vissuto come complesso.
I casi pratici affrontati hanno dimostrato a noi ma, cosa ancor più importante, ai nostri clienti, come un processo strutturato chiaramente, comunicato con trasparenza e basato su materiali ben comprensibili possa essere affrontato con minor preoccupazione e in modo più proficuo da tutti i collaboratori!

Anche se non sempre è in capo alla funzione HR o comunicazione interna c’è infine un ultimo aspetto che impatta sulla quotidianità e sull’esperienza di ogni collaboratore: lo spazio in cui lavora.

La decorazione e personalizzazione degli spazi aziendali è un tema che abbiamo visto diventare di grande rilevanza negli ultimi anni, con la sempre maggiore diffusione degli Open Space e di spazi di lavoro da fruire in maniera elastica, non con postazioni assegnate ma intercambiabili, che consentono di sfruttare appieno gli spazi aziendali anche quando vi è un’adozione parziale dello smart working.
La personalizzazione degli spazi può aiutare collaboratori ed ospiti ad orientarsi all’interno dell’edificio, può contribuire a migliorare la percezione visiva di spazi altrimenti eccessivamente ampi e neutri, può far sì che gli ambienti siano connotati con elementi propri della Brand Image e può essere di supporto nel diffondere valori e storia dell’azienda.

 

In tal senso, ad esempio, Errebicom collabora da anni con Bosch Italia per il restyling della sede principale a Milano: si tratta di un lavoro continuativo che, partito da un primo forte progetto di restyling legato al rifacimento degli uffici, è poi proseguito negli anni con nuove grafiche e segnaletiche volte a comunicare nuovi progetti e miglioramenti implementati. Un “cantiere” avviato ormai più di cinque anni fa, in cui il cliente ha sempre trovato nella nostra agenzia un supporto costante e nuovi stimoli ed idee.

La specializzazione della nostra agenzia nel supportare le funzioni HR e comunicazione Interna abbraccia molteplici aspetti e possibilità.

Dalla definizione della strategia di base alla cura del design e alla scrittura di contenuti: svolgiamo attività di consulenza in quest’ambito a 360 gradi, perché i nostri clienti siano supportati in ogni fase del progetto, da quella ideativa alla realizzazione pratica. Crediamo nell’importanza delle persone e nel valore aggiunto portato da ciascuno: per questo, la comunicazione interna e la gestione delle risorse umane sono a nostro avviso aspetti imprescindibili per ogni realtà aziendale e ambiti in cui siamo pronti a fornire un supporto completo.